02 / Portfolio
Với tôi, quản lý dự án không phải là ôm thật nhiều việc, mà là dẫn một dự án từ điểm A tới điểm "xong" một cách rõ ràng và đo được: chốt đích, chia nhỏ, giao đúng người, theo dõi bằng một bảng điểm, và review đều. Dưới đây là vai trò của người quản lý, cách tôi nghĩ, và quy trình tôi chạy.
Quản lý dự án là một chu trình liên tục, xuyên suốt vòng đời dự án và quyết định thành bại của nó. Người quản lý giữ vai trò then chốt ở năm việc.
Đưa dự án về đích đúng tiến độ, ngân sách và chất lượng, bằng cách xác định nguồn lực, lập kế hoạch, theo dõi tiến độ, quản trị rủi ro và giao tiếp với các bên liên quan.
Chia đúng người, đúng việc, đúng ngân sách cho từng giai đoạn: mỗi phần việc đủ nguồn lực để hoàn thành mà không lãng phí, huy động thêm từ bên ngoài khi cần.
Lập kế hoạch chi tiết, phân công rõ ràng, giám sát thường xuyên và xử lý phát sinh kịp thời để dự án không trễ hẹn, tránh tổn thất tiền bạc và công sức của đội.
Phát hiện sớm trước khi vấn đề thành nghiêm trọng (giám sát sát, giao tiếp đều, kiểm tra chất lượng định kỳ), rồi tìm giải pháp hiệu quả, ít tốn kém, khả thi trong phạm vi cho phép.
Cập nhật tình trạng dự án bằng hình thức phù hợp với người nhận (bảng biểu, đồ thị, văn bản), nhận phản hồi, và giữ mọi người cùng làm việc theo một hướng.
Chín nguyên tắc tôi áp vào mọi dự án, từ một video cho khách tới một chiến dịch nhiều đầu việc.
Nhìn dự án như một thể thống nhất gồm nhiều phần liên kết với nhau, thay vì chỉ chăm chú vào từng chi tiết nhỏ lẻ.
Luôn đặt kết quả cuối cùng làm kim chỉ nam cho mọi quyết định, tập trung việc quan trọng nhất và không sa đà vào các hoạt động phụ.
Rõ mục tiêu, phạm vi và tiêu chí nghiệm thu (định nghĩa "xong" là gì) trước khi bắt đầu. Không có đích rõ thì mọi nỗ lực đều lệch.
Xếp đúng ưu tiên và trình tự trước khi bắt tay. Sai thứ tự thì đúng việc vẫn ra sai kết quả.
Sắp xếp và phân bổ thời gian, ngân sách, nhân sự sao cho hiệu quả nhất mà không bị lãng phí.
Chủ động lường trước các tình huống bất lợi và chuẩn bị sẵn phương án dự phòng, thay vì đợi sự cố rồi mới xử lý.
Mục tiêu cố định, kế hoạch linh hoạt: khi một cách làm hỏng thì đổi cách chứ không đổi đích.
Bẻ đích xuống mốc, tuần, ngày. Thực thi là kỷ luật, không phải tài năng.
Một bảng điểm ai cũng thấy, review thật thà đạt hay trượt bằng con số thật theo nhịp tuần.
Các dự án tôi từng cầm trịch sẽ được cập nhật ở đây kèm vai trò, quy mô và kết quả.